1. הגשת טופס התביעה בצירוף המסמכים הרלוונטים יתבצע בסניף ביטוח לאומי הקרוב למקום המגורים .
2. הגשת התביעה היא פרונטלית. יש להכין העתק מהמסמכים המקוריים. המסמכים ייבדקו בסניף, המקור יוחזר למבוטח, ותינתן חותמת: מתאים למקור, על ההעתקים.
3 . במרכזי השירות ומחלקות יעוץ לקשיש בסניפים בכל הארץ, הוכשרו למתן מסירת מידע בנושא למבוטחים.
4 . הסניף רושם את הבקשה ב"מרום" ומעביר את הטופס למרכז האמנות המטפל.
5 . קיימים 4 סניפי מרכז מטפלים לפי אזורים:
מרכז אמנות באר שבע - באר שבע, אשקלון, אשדוד.
מרכז אמנות ראשון לציון - ראשון לציון, חולון, רמלה, רחובות, ירושלים.
מרכז אמנות חיפה - חיפה, טבריה, עפולה, נצרת, נהריה, קריות, חדרה, כרמיאל.
מרכז אמנות תל - אביב - תל - אביב, יפו, בני- ברק, רמת - גן, פתח - תקווה, נתניה.
6 . המרכז המטפל מזין את הבקשות, ולאחר מכן מעביר את הטופס והמסמכים לרוסיה.
7 . במידה וחסרים מסמכים:
• הדרישה תגיע למבוטח ישירות מרוסיה עם העתק למרכז האמנה.
• מרכז האמנה ינפיק דרישה דרך מערכת "קשר" (קשרי חוץ) על ידי שליחת מכתב הדרישה הרוסי למבוטחים.
• המבוטח ימציא את המסמכים החסרים לסניף (מקור + העתק לבדיקה וחותמת "מתאים למקור").
• המסמכים יועברו לאחד מסניפי מרכז האמנה אשר יעביר את המסמכים לרוסיה.
שים לב - מהיום בו מרכז האמנה מקבל לידיו מכתב דרישת מסמכים מרוסיה (וחותם שהמכתב התקבל), על המבוטח להמציא את המסמכים תוך 3 חודשים אחרת התביעה עלולה להידחות. במידה והתביעה נדחתה עקב אי-המצאת מסמכים בזמן, על המבוטח להגיש תביעה חדשה.
8 . בדלפק ניתן לראות את כל שלבי ההגשה והעברת המסמכים של הבקשה, במידה ותינתן זכאות ניתן יהיה לראות את ההחלטה והתשלומים.