זימון לועדה יישלח על ידי מכתב בדואר, תיזכורת למועד הועדה יישלח על ידי SMS בנייד:
א. המסרון נשלח בפועל בימים א' - ה' בין השעות 20:00 - 09:00. המסרונים נשלחים ביום שלאחר תאריך ההפקה המופיע במערכת (מסרונים שהופקו בימי חמישי בשבוע נשלחים ביום א' ).
ב. המסרונים נשלחים 4 ימים לפני מועד הוועדה (כפי שהיה בעבר).
להלן הגדרות מי יכול לשמש כמייצג בוועדה ומי מלווה, והתנאים לכך:
1. טיפול בתביעה- מבוטח יכול להיות מיוצג ע"י עו"ד, רו"ח, ידיד קרוב, נציג ארגון עובדים או מעבידים, נציג ארגון של ישובים חקלאיים או כל אדם אחר.
2. ייצוג בוועדה-
א. הופעה בועדה רפואית: רק עו"ד רשאי לייצג.
ב. בוועדת ערר נכות כללית, ילד נכה ושר"מ- אפשר גם ע"י רופא מטפל/ מומחה בתחום בו נדונה בעיית המבוטח (אך לא רופאים המועסקים ע"י חברות מימוש זכויות למיניהן).
3. ליווי לוועדה- כל מבוטח רשאי להגיע לוועדה עם מלווה. כמלווה בוועדה יכול לשמש כל אדם שהמבוטח בחר בו ללוות אותו ולא משנה מהו עיסוקו, בתנאי שהמלווה איננו מקבל תגמול עבור ליווי זה.
אינם יכולים לייצג בועדות או להיות נוכחים: מתמחה במשפטים, רו"ח או יועץ מס, עו"ד של עמותה / חברה שאינו עו"ד פרטי של המבוטח.
התייצבות לוועדה רפואית:
- יש להגיע לוועדה הרפואית במועד ובמקום הרשומים בהזמנה שקיבל.
- מבוטח שלא יכול להגיע למועד שנקבע - עליו להודיע על כך לפחות 7 ימים מראש לסניף באמצעות מס' טלפון לביטול ועדות רפואיות (מענה קולי), כמו כן עליו לציין במס' פקס לביטול ועדות רפואיות מדוע אין באפשרותו להופיע לוועדה הרפואית.
- מבוטח שלא יתייצב לוועדה הרפואית ללא סיבה מניחה את הדעת, יידרש לשלם קנס לביטוח לאומי, אם לא ישלם את הקנס תוך 40 ימים – תידחה תביעתו. שים לב - במידה ובקשת הדחייה לא מאושרת ע"י הסניף ולמרות זאת המבוטח לא הופיע לוועדה, הוא יידרש לשלם החזר הוצאות עקב אי-הופעה, גם כאשר מדובר בוועדה ראשונה.
- מבוטח שנבצר ממנו להגיע לסניף בגלל מצב רפואי, עליו להמציא אישור רפואי המצביע על אי יכולתו להגיע לסניף, ולבקש התקיימות הועדה בביתו
נוהל הוצאת בירורים עבור ביטול / דחיית ועדה:
אם המבוטח פונה ביום הוועדה עד שעה 14:00 ומעוניין לבטל / לדחות ועדה, יש להוציא בירור דחוף ובנוסף יש להנחות את המבוטח לשלוח הצהרה על כך בערוצי השליחה.
אם המבוטח פונה אחרי שעה 14:00 ביום הוועדה, יש לעדכן בדף לבן ולהנחות אותו לשלוח הצהרה בערוצי השליחה.
אם פונה לדחיית / ביטול ועדה והוועדה אמורה להתקיים עד 3 ימים, ניתן להוציא בירור דחוף ולהנחות לשלוח הצהרה בערוצי השליחה.
אם פונה לדחיית / ביטול ועדה שתתקיים עוד יותר מ 3 ימים, יש להוציא בקשה דרך הדלפק לדחיית הועדה ולציין את הסיבה לכך.
שים לב - בכל מקרה בו המבוטח מבקש לבטל/לדחות את הועדה סמוך למועד בו היא מתקיימת, יש להסביר שללא הסבר מניח את הדעת, יש לסניף את הזכות להטיל קנס עקב אי הופעה.
גביית החזר הוצאות בגין אי הופעה לוועדה:
במידה והמבוטח לא הגיע לוועדה - גם עבור זימון ראשון - יופסק הטיפול בתיק והטיפול לא יחודש עד שהמבוטח ישלם קנס בגין הוצאות הוועדה. רק בנסיבות מיוחדות ניתן לוותר על גביית החזר ההוצאות ורק באישור פקיד התביעות בסניף. במידה והקנס לא יבוטל על המבוטח לשלם את הקנס על מנת לקבל זימון שני לוועדה. ובמידה והוא לא יגיע גם לוועדה השנייה התביעה תידחה.
הנסיבות שבגינן ניתן לוותר על גביית החזר ההוצאות:
• התובע הודיע עד 7 ימים לפני מועד הוועדה כי הוא או בא כוחו אינם יכולים להגיע לוועדה - ניתן לדחות את מועד הוועדה פעם אחת בלבד.
• התובע לא הוזמן לפחות 14 ימים לפני מועד הוועדה.
• התובע או קרוב משפחה מדרגה ראשונה אושפז בבית חולים.
• קרוב משפחה מדרגה ראשונה נפטר והמבוטח שרוי באבל.
• התובע שהה בחו"ל כשקיבל את ההזמנה.
• התובע נפגע נפש והרופא קבע כי הוא אינו מבין את תוכן ההזמנה שנשלחה אליו.
• נסיבות מיוחדות מנומקות.
שים לב -
- כל מבוטח מקבל תזכורת טלפונית אוטומטית ארבעה ימים לפני הוועדה כך שהטענה שהתובע לא הופיע משום שלא קיבל תזכורת תתקבל רק לאחר בדיקה בסניף, של מערכת הדוחות, שאכן לא נשלחה למבוטח תזכורת.
- אין צורך לדון עם המבוטח האם הסיבה מוצדקת או לא, עם זאת חשוב להדגיש ,שבכל מקרה שיקול הדעת הוא של הסניף בלבד.
אי-הופעה לוועדת ערר בנכות כללית:
במידה והמבוטח לא התייצב בפני הוועדה לעררים - רשאית הוועדה להחליט בערר שלא בפניו. במידה והוועדה לא קיבלה החלטה, התובע יוזמן פעם שנייה. במידה והמבוטח לא הופיע גם בפעם השנייה מבלי שנתן סיבה סבירה (ראו את רשימת הסיבות המפורטות לעיל) - הוועדה תדחה את הערר.
גובה החזר ההוצאה (הסכומים זהים הן בוועדות נכות כללית והן בוועדות נ"ע ואיבה):
וועדה מדרג ראשון - 265 ש"ח
וועדה מדרג שני - 382 ש"ח
את ההחזר ניתן לשלם ע"י שובר תשלום בדואר או באמצעות כרטיס אשראי בסניף הביטוח הלאומי.
להלן ההנחיות בעת פניית המבוטח בבקשה לדחות את הוועדה שנקבעה לו:
1. יש למסור למבוטח את מס' טלפון לביטול ועדות רפואיות (מענה קולי).
2. למסירת סיבות לאי ההגעה לועדה, יש לומר למבוטח להעבירן למס' פקס לביטול ועדות רפואיות.
שים לב -
- יש להמליץ למבוטח לעשות מאמץ להגיע לוועדה, מאחר וכל הטיפול בתביעתו יידחה בשל ביטול הוועדה.
- אין למסור תחום רפואי של וועדת ערר.
- לאחר קבלת החלטה בתביעה יישלח פרוטוקול רפואי הכולל את כל חוות הדעת של הרופאים בוועדות.
העתק נוסף יחויב בתשלום של 25 ש"ח. תשלום על העתק פרוטוקול ניתן לשלם בשובר בדואר או בכרטיס אשראי בסניף.